L’employeur peut-il consulter les dossiers informatiques et les emails de son salarié ?

jaddeL’ordinateur au travail a avant tout un usage professionnel. Cependant, il arrive bien souvent que les salariés s’en servent pour envoyer des emails privés ou stocker des fichiers personnels sans rapport immédiat avec leur activité professionnelle. Cela est permis mais à certaines conditions.

L’employeur a-t-il une autorisation de principe d’accéder à mes fichiers informatiques et à mes emails ?

Les règles en la matière sont le fruit d’une longue jurisprudence qui a distingué plusieurs solutions selon les cas.

Elle fixe tout d’abord comme principe que les fichiers informatiques stockés sur l’ordinateur de travail du salarié sont présumés être des fichiers professionnels. Ils ne seront présumés être personnels que s’ils sont expressément identifiés comme tels par lui.

La solution est désormais bien établie :

« Mais attendu que les dossiers et fichiers créés par un salarié grâce à l’outil informatique mis à sa disposition par son employeur pour l’exécution de son travail sont présumés, sauf si le salarié les identifie comme étant personnels, avoir un caractère professionnel de sorte que l’employeur peut y avoir accès hors sa présence » (Soc., 18 octobre 2006, N°04-48.025).

La distinction est importante puisque seuls les fichiers ou emails professionnels peuvent être ouverts par l’employeur, même en l’absence du salarié concerné.

Les fichiers ou emails doivent donc contenir expressément la mention « PERSONNEL » pour revêtir ce caractère. L’intitulé du fichier « Mes documents » est insuffisant à lui donner un caractère personnel. A l’inverse, les mentions « PRIVE » ou « PERSO » sont généralement considérées comme suffisantes.

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De même, le fait que les fichiers soient verrouillés par un code d’accès est insuffisant à leur donner un caractère personnel. La Cour de cassation considère d’ailleurs en pareille situation, que si des fichiers stockés sur l’ordinateur de bureau ont été verrouillés par le salarié avec un code d’accès, il lui appartiendra de le communiquer à son employeur pour qu’il puisse y accéder.

Le salarié absent « n’est pas dispensé de communiquer à l’employeur, qui en fait la demande, les informations qui sont détenues par lui et qui sont nécessaires à la poursuite de l’activité de l’entreprise » (Soc., 18 mars 2003, N°01-41.343).

Enfin, une clé USB connectée sur l’ordinateur de travail est présumée professionnelle et il est donc permis à l’employeur d’accéder à son contenu en l’absence du salarié.

« Attendu cependant qu’une clé USB, dès lors qu’elle est connectée à un outil informatique mis à la disposition du salarié par l’employeur pour l’exécution du contrat de travail, étant présumée utilisée à des fins professionnelles, l’employeur peut avoir accès aux fichiers non identifiés comme personnels qu’elle contient, hors la présence du salarié »  (Soc., 12 février 2013, N°11-28.649).

Les emails font l’objet d’une protection renforcée au titre de la protection du secret des correspondances :

« Attendu que le salarié a droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée ; que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances ; que l’employeur ne peut dès lors sans violation de cette liberté fondamentale prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail et ceci même au cas où l’employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l’ordinateur » (Soc., 2 octobre 2001, 99-42.942).

Même s’ils sont présumés professionnels et n’ont pas été identifiés expressément comme « PERSONNEL », l’employeur doit vérifier avec attention qu’il ne s’agit pas de mails à caractère privé.

L’employeur peut-il accéder à des fichiers ou des emails expressément identifiés comme personnels ?

En principe et comme expliqué précédemment, il n’est pas possible à l’employeur d’accéder en votre absence à un fichier ou un email privé.

Par exception et sous certaines conditions, le fichier ou l’email identifié comme « PERSONNEL » pourra être ouvert par l’employeur.

Il faudra pour cela :

  • que le salarié soit présent au moment de l’ouverture du fichier ou de l’email ou au moins, s’il est absent, qu’il ait été avisé par l’employeur de son intention ; et
  • que cette atteinte à la vie privée du salarié ou au secret des correspondances soit justifiée et proportionnée au but recherché (article L. 1121-1 du Code du travail). Le but recherché peut consister par exemple à éviter la mise en cause de la responsabilité de l’entreprise ou toute activité pouvant nuire gravement à l’activité de l’entreprise. C’est le cas de l’employeur qui découvrirait le téléchargement d’images pornographiques depuis un poste de travail de l’entreprise ou la divulgation d’un secret industriel par mail.

Veillez donc à bien intituler vos dossiers !

Source: Jadde Avocats

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Publié dans Droit

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