Avocats, 10 Recommandations pour mieux gérer votre temps !

AvocatUn grand nombre d’avocats ont des difficultés avec la gestion du temps. Beaucoup déplorent le caractère imprévisible de leur emploi du temps et le volume des demandes clients urgentes à la dernière minute.
C’est en gérant efficacement leur temps, que les avocats réduiront leur stress et qu’ils amélioreront leur productivité.

Un grand nombre d’avocats ont des difficultés avec la gestion du temps. Beaucoup déplorent le caractère imprévisible de leur emploi du temps et le volume des demandes clients urgentes à la dernière minute. Certains ont tant d’interruptions au cours de leur journée, qu’ils ne commencent vraiment à travailler sur leurs dossiers les plus importants qu’après 18 heures. Alors, ils travaillent de longues heures mais progressent peu en définitive.

Certains avocats veulent à tout prix satisfaire leurs clients, ils leur promettent de rendre le travail attendu le plus tôt possible. Malheureusement, ils s’engagent souvent à la va-vite, sans vérifier au préalable les autres engagements déjà pris et les éventuels imprévus.

C’est en gérant efficacement leur temps, que les avocats réduiront leur stress et qu’ils amélioreront leur productivité.

Alors en cette fin d’année, temps propice pour la mise en place des bonnes intentions pour l‘année 2017, je vous présente mes dix recommandations pour une gestion efficace de votre temps :

1. Mettez à jour quotidiennement votre liste de tâches à faire. Bien sûr, cela exige d’abord que vous teniez une liste écrite de vos tâches à faire. Les avocats qui conservent dans leur tête leurs tâches à faire ont tendance à se sentir plus stressés et fatigués. Ils sont également plus susceptibles de prendre encore plus d’engagements, de commencer trop tard, voire d’oublier certaines choses. Prévoyez aussi une plage horaire pour les imprévus de dernière minute.

2. Priorisez vos 3 tâches les plus importantes. Les avocats qui ne se focalisent pas sur ce qui est le plus important à faire dans la journée, se laissent distraire par les documents qui sont sur leur bureau ou par le dernier email. Vous ne pouvez pas vous permettre cela au vu du nombre de sujets vraiment urgents à traiter dans la journée.

3. Déléguez autant que possible. Les avocats avertis transfèrent les tâches qu’ils n’aiment pas vers quelqu’un d’autre. Il y a de fortes chances, si vous procrastinez sur certaines tâches, que ce ne soit pas votre point fort voire que ce soit très en deçà de votre niveau de compétence. De toute façon, c’est mieux pour vous et pour vos clients si vous pouvez déléguer ces tâches.

4. Identifiez vos priorités et les tâches qui passent à la trappe chaque semaine. Les avocats efficaces adoptent une approche stratégique. Cela inclut qu’ils prennent du recul régulièrement pour évaluer où ils en sont. Appliquez la règle des 80/20 : donnez la priorité là où votre valeur ajoutée est bien mise à profit. Chaque fois que vous dites oui à quelque chose, pensez à dire non à quelque chose d’autre ! Que ce soit au début ou à la fin de la semaine, faites une revue rapide de tous vos dossiers. Rattrapez ce que vous avez laissé de côté et faites un plan avec vos priorités pour la semaine à venir. Puis, planifiez les tâches et bloquez les plages horaires correspondantes dans votre agenda.

5. Gardez une heure productive et sacrée sans interruption. Les avocats qui laissent les autres interférer dans leur agenda, ont du mal à finir quoi que ce soit, et ils augmentent inutilement le temps facturé au client du fait d’un manque d’efficacité dans leur travail. Vos collègues et vos clients peuvent vraiment se passer de vous pendant au moins une heure par jour.

6. Limitez les retours d’appels téléphoniques et la consultation de vos emails à deux fois par jour. À moins que ces appels et emails ne soient en rapport avec un dossier chaud sur lequel vous travaillez en ce moment, ils vous distrairont. Regroupez tous vos appels téléphoniques et la gestion de vos emails sur un moment où vous aurez généralement besoin d’une pause par rapport à la concentration requise par vos dossiers. Donnez à votre assistante un script qui prévoit l’heure à laquelle votre correspondant peut s’attendre à ce que vous le rappeliez ou lui répondiez par email. La plupart des clients sont satisfaits dès qu’ils sont prévenus du moment de la journée où vous les contacterez.

7. Suivez tout votre temps de travail, qu’il soit facturable ou non. Certains cabinets demandent à leurs avocats de présenter au moins huit heures d’activité par jour. Le suivi de l’ensemble de votre temps de travail vous permet de rester honnête avec vous-même et vous montre là où vous perdez du temps.

8. Développez les compétences de vos collaborateurs. Les avocats les plus efficaces reconnaissent l’importance d’investir dans le développement de ceux qui les aident. Les avocats qui disent : « C’est juste plus facile de le faire moi-même », disent aussi « J’ai la tête sous l’eau ! ».

9. Lâchez prise sur la façon dont le travail est fait. Les managers efficaces donnent des instructions claires sur les résultats escomptés et ensuite ils se retirent. Cela permet à ceux que vous supervisez de choisir les méthodes de travail qui capitalisent sur leurs talents et leurs aptitudes. Vous pouvez exiger de la qualité et de la rapidité sans micro-manager. Concentrez-vous sur votre propre travail.

10. Éliminez les clients avec qui vous n’aimez pas travailler ou référez-les à quelqu’un d’autre. Les clients difficiles ont tendance à exiger beaucoup plus d’attention que vos meilleurs clients et ils se plaignent souvent du service rendu ainsi que du montant facturé. Puis, ils vous laissent distraits voire irrités alors que vous vous remettez à travailler pour les clients à qui vous devriez donner le meilleur de votre service. Portez votre attention sur le type de clients que vous voulez le plus.

Est-ce que ces 10 recommandations pour améliorer votre productivité vous semblent difficiles à mettre en œuvre ?
S’agit-il d’axes d’amélioration que vous savez que vous devriez faire, mais que vous n’arrivez toujours pas à faire ?
Vous devriez peut-être envisager d’avoir un sponsor pour vous encourager ou vous tenir responsable. Vous avez peut-être besoin de plus de ressources sur la manière de vous y prendre pour certains d’entre eux.

Je vous encourage à essayer d’expérimenter au moins l’une de ces recommandations pendant 3 semaines. N’hésitez pas à me contacter, je serais ravi d’entendre comment votre expérience fonctionne.

Et j’en profite pour vous souhaiter d’agréables fêtes de fin d’année et je vous présente mes vœux les meilleurs pour l‘année 2017.
Joël Jégo
joeljego@activetransition.net
www.coachavocats.com

Source: Village de la Justice

À propos

La Voix du Juriste est une start-up du type Legal tech, elle fait la promotion de l’accès à la Justice par l'information et les services juridiques.

Publié dans Droit

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